Corona hat uns – wie viele andere Unternehmen auch – vor einige Herausforderungen gestellt. Eine für uns ganz besonders wichtige war, wie wir neue Mitarbeiter trotz des Mobile Office einen möglichst schönen und reibungslosen Start bei uns ermöglichen können.
Was sind dabei entscheidende Wegmarken? Welche Sorgen oder Fragen unserer neuen Mitarbeiter müssen wir dabei beachten? Und wie schaffen wir es, dass sie sich auch trotz des virtuellen Starts möglichst genauso schnell als Mitglied der RTLZWEI- und EL Cartel Media-Welt fühlen?
Normalerweise haben wir einen gut eingespielten Onboarding-Prozess. Dieser läuft wie folgt ab:
Am ersten Tag gibt es ein persönliches Treffen mit einem Kollegen aus der Personalabteilung, in dem direkt erste Fragen geklärt werden und die wichtigsten Infos rund ums Unternehmen und seine Vorgänge mitgegeben werden.
Danach geht es direkt weiter zur IT, die unsere neuen Kollegen mit einem Handy und allem nötigen IT-Equipment ausstattet.
Im Anschluss lernt der neue Mitarbeiter sein Team am neuen Arbeitsplatz und bei einem ersten gemeinsamen Mittagessen in unserem leckeren Bistro kennen.
Im Laufe der ersten Woche erfolgt dann auch die fachliche Einarbeitung face-to-face, unsere neuen Mitarbeiter werden im Haus rumgeführt, damit sie schnell ein gutes Bild von den verschiedenen Abteilungen bei uns im Haus bekommen. Natürlich gibt es auch das Kennenlernen weiterer Kollegen in der Kaffeeküche, im Bistro oder bei einem Mystery Lunch.
Damit war es durch den Corona-Ausbruch seit Mitte März erst einmal vorbei. Wir, aus der Personalabteilung, und auch die Kollegen bei RTLZWEI und EL CARTEL MEDIA glauben fest daran, dass ein gutes Onboarding sehr wichtig ist, damit sich unsere neuen Mitarbeiter schnell bei uns wohlfühlen.
Daher war für uns selbstverständlich, den Prozess bestmöglich an die neuen Verhältnisse anzupassen. Entscheidend war dabei, weiterhin erste Fragen sofort klären zu können, die Einarbeitung auch in virtuellen Meetings zu gewährleisten und natürlich, dass der Anschluss an das jeweilige Team schnell gelingt.
Und das geschieht so: Nach einem etwas längeren Termin mit der Personalabteilung vor Ort werden unsere neuen Kollegen direkt mit der nötigen Technik ausgerüstet, um mobil arbeiten zu können. An den Mundschutz und den nötigen Abstand bei den Treffen vor Ort mussten wir uns zwar erst einmal gewöhnen, aber dennoch finden wir es wichtig, unsere neuen Mitarbeiter auch vor Ort zumindest kurz persönlich willkommen zu heißen.
Zur Ausstattung für das Mobile Office gehören aber nicht nur ein Laptop, Handy, Bildschirm, Maus etc., sondern auch – sofern man das möchte - ein geliefertes Mittagessen von unserem leckeren Bistro und der eigene Bürostuhl.
Auch auf andere Angebote und Benefits mussten unsere Mitarbeiter im Mobile Office nicht voll verzichten: Live-Events mit Updates aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, Sportangebote und auch ein Beratungsangebot unserer Sozialpädagogin wurden weiterhin auch über Teams angeboten.
Allerdings finden wir es gerade in diesen ungewöhnlichen Zeiten enorm wichtig, das Onboarding sogar schon vor dem ersten Tag zu starten, indem wir oder der Abteilungsleiter die neuen Mitarbeiter vor ihrem Start angerufen haben. Dabei wurde transparent berichtet, wie die aktuelle Lage ist und dass sie sich keine Sorgen wegen ihres Starts machen müssen.
Die weitere Einarbeitung lief dann von Beginn an – zumindest für die meisten – komplett über Teams. Das hat zum Glück sehr gut geklappt, beispielsweise durch tägliche Morgen-Meetings, in denen man sich kurz virtuell trifft und zu den täglichen To Dos austauscht, oder aber auch, indem man häufiger auf Videocalls zurückgreift, statt die Absprachen nur über Mails zu treffen. Das helfe extrem, um schnell in die laufenden Themen und Projekte reinzukommen, bestätigen unsere Newcomer, darunter auch Guisi.
Lilli, Praktikantin, hat uns von ihren Erfahrungen berichtet: „Mein Praktikumsstart im Mobile Office verlief reibungslos und war gegen alle Erwartung sehr angenehm. Alle Kollegen haben mich überaus nett empfangen, nahmen sich immer Zeit mir neue Aufgaben detailliert zu erklären und waren auch sonst für jegliche Fragen offen. Persönliche Kontakte konnten in den Morgen- oder Einzel-Meetings geknüpft werden, sowie bei spaßigen virtuellen Lunchdates.“
Unsere neuen Kollegen wissen also, dass sie sich auch bei spontanen Fragen immer an ihr Team und auch an die Personalabteilung wenden können: „Die Offenheit der Kollegen und der unkomplizierte Umgang miteinander machen die Einarbeitung über Teams sehr viel einfacher. Dies liegt vor allem an unserer Firmenkultur und den flachen Hierarchien. Bei kurzen Fragen schreibe ich einfach Kollegen im Chat auf Teams an – das funktioniert wunderbar“, sagt Madlen.
Aber auch der soziale Kontakt soll nicht zu kurz kommen, und daher haben sich unsere Kollegen einiges einfallen lassen, wie z.B. virtuelle Lunch- oder Kaffeedates und – als nette Abwechslung im Mobile Office – das ein oder andere Mittagessen beim Italiener ums Eck, natürlich unter Einhaltung der Abstandsregelungen.
Aber nicht nur das, unsere Kollegen wurden zum Teil richtig kreativ, um unseren Newcomern ein Kennenlernen im Team peu à peu zu ermöglichen, wie uns Johannes erzählt: „Neben den Vorstellungs- und Einarbeitungsterminen in Teams haben wir mit dem 'Biergarten-Staffellauf' eine Feierabend-Terminserie gestartet, bei welcher ich wöchentlich Kollegen aus meinem Bereich näher kennenlernen kann.“
Das erfreuliche Fazit: Trotz der Umstellungen funktioniert das „digitale“ Onboarding bei uns sehr gut. Natürlich kann das nicht die Atmosphäre im Büro ersetzen oder den Kollegen auch mal live in der Kaffeeküche zu begegnen. Aber das können wir hoffentlich ganz bald nachholen! Wir freuen uns jedenfalls darauf.
Im Beitrag wird rein aus Gründen der Lesbarkeit die männliche Form verwendet. Mit Mitarbeiter oder Kollegen sind selbstverständlich alle Geschlechter gemeint.