Der Einstieg in einen neuen Job ist nicht immer einfach und die Anfangszeit oft mit vielen Fragezeichen verbunden. Daher setzen wir bei RTLZWEI und EL CARTEL MEDIA von Anfang an auf ein bewährtes Onboarding-Konzept, das unsere neuen Kolleginnen und Kollegen bei ihrem Start unterstützen und schnell „an Board“ holen soll.
Was sind dabei entscheidende Wegmarken? Welche potentiellen Unsicherheiten für unsere neuen Mitarbeitenden müssen wir dabei beachten? Was hat sich durch die hybride Arbeitswelt geändert? Und wie schaffen wir es trotz allem weiterhin, dass sie sich möglichst schnell als Mitglieder der RTLZWEI- und EL CARTEL MEDIA-Welt fühlen?
Unser eingespielter Onboarding-Prozess beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Ein bis zwei Wochen vor dem Start rufen wir oder die jeweiligen Vorgesetzten die neuen Teammitglieder an, um letzte Fragen zu klären und sie mit allen wichtigen Infos zum Start zu versorgen: Um wie viel Uhr geht es los, wo trifft man sich, wie ist der Dresscode…
Der erste Tag
Und dann ist der erste Tag auch schon da. Er beginnt mit einem persönlichen Treffen mit unserer Personalabteilung. Uns ist dabei wichtig, erste Fragen im persönlichen Gespräch direkt zu klären, die wichtigsten Infos rund ums Unternehmen und seine Vorgänge vorzustellen und auch direkt ein wenig die Aufregung zu nehmen. Aber ganz ehrlich – niemand kann sich die Infos, die man am ersten Tag bekommt, alle merken. Als Newcomer ist für einen alles neu – neue Ansprechpersonen, neue Unternehmensstrukturen, neue Aufgaben.
Daher haben wir alle Infos, die wir in diesem ersten Termin durchgehen, auch noch einmal auf einer Newcomer-Homepage zusammengefasst, auf die unsere neuen Teammitglieder auch nach ihrem ersten Tag jederzeit zugreifen können. Im Anschluss geht es weiter in die IT. Hier werden unsere neuen Kolleginnen und Kollegen mit ihrem Smartphone, Laptop und allem nötigen IT-Equipment ausgestattet, übrigens auch, um mobil voll arbeitsfähig zu sein.
Die Einarbeitung
Die fachliche Einarbeitung übernimmt dann direkt das jeweilige Team - und die findet in unserer neuen hybriden Arbeitswelt sowohl face-to-face als auch virtuell über Microsoft Teams statt. „Meine Einarbeitung lief abwechselnd im Büro und im Mobile Office über Teams ab. Wir haben uns immer abgesprochen, sodass ich stets eine Ansprechperson im Büro hatte, wenn ich auch dorthin gekommen bin“, berichtet Antonia über ihren kürzlichen Start bei EL CARTEL MEDIA.
Aber wie lernt man andere Kolleginnen und Kollegen kennen, mit denen man vielleicht nicht direkt zusammen arbeitet? Früher wurde man einfach in der Kaffeeküche oder in unserem Bistro angesprochen. In einer Arbeitswelt, in der man sich jedoch völlig frei zwischen Mobile Office und Büroarbeit entscheiden kann, muss man schon etwas kreativer werden und auch mehr Rahmenbedingungen schaffen, damit ein Kennenlernen trotzdem gut klappen kann. Damit unsere Newcomer schnell ein gutes Bild von den verschiedenen Abteilungen im Haus bekommen und weitere Kolleginnen und Kollegen kennenlernen, werden sie im Haus herumgeführt oder virtuell in unterschiedlichen Calls vorgestellt. Auch in Schulungen von und für unsere Mitarbeitenden können sie über den Tellerrand schauen, um schnell Einblicke in unser digitales Medienhaus zu erlangen.
Nach ca. einer Woche fragen wir aus der Personalabteilung auch nochmals bei unserer neuen Kollegin bzw. unserem neuen Kollegen nach, wie es ihr/ihm ergangen ist, ob sie/er sich wohl fühlt, ob sie/er noch etwas braucht, etc.
Innerhalb der ersten sechs Monate findet dann auch noch ein von uns in der Personalabteilung organisiertes Newcomer-Treffen statt, bei dem alle im letzten Halbjahr neu gestarteten Kolleginnen und Kollegen zusammenkommen. Neben der Möglichkeit der Vernetzung schaut auch immer ein Mitglied der Geschäftsleitung vorbei, um sich mit den Newcomern auszutauschen und von aktuellen Bereichsprojekten zu erzählen.
Willkommensgruß der Geschäftsleitung
Was wir besonders schön finden: Auch unser Geschäftsführer Andreas Bartl legt großen Wert darauf, dass sich unsere neuen Kolleginnen und Kollegen gleich willkommen fühlen. Daher war er sofort dabei, als wir mit ihm einen persönlichen Videogruß für unsere Newcomer-Homepage aufnehmen wollten und auch er schaut sehr gerne selbst beim Newcomer-Treffen vorbei, um all unsere neuen Teammitglieder kennenzulernen.
Natürlich gibt es aber auch weiterhin das ein oder andere ungezwungene Kennenlernen in einer der Teeküchen, im Bistro oder aber auch bei einem Mystery MeetUp. „Ich hatte bei vorangegangenen Praktika und Werkstudententätigkeiten das Glück, immer in einem angenehmen Umfeld zu arbeiten. Das Klima bei RTLZWEI ist in dieser Hinsicht jedoch noch eine Spur herzlicher“, meint Rene, der uns als Controller verstärkt.
Das Mystery MeetUp eignet sich vor allem für neue Teammitglieder, um Kontakte innerhalb des Unternehmens zu knüpfen und sich mit anderen Mitarbeitenden auszutauschen. „Eigentlich eine simple Idee, aber mit großem Effekt“, sagt Antonia, die ebenfalls daran teilnimmt. Nach freiwilliger Anmeldung zum Programm bekommt man dort in regelmäßigen Abständen einen MeetUp-Kontakt zugelost, mit welchem man sich dann zu einem Treffen verabreden kann, zum Beispiel auf einen (virtuellen) Kaffeeplausch, zum Mittagessen im Büro oder auch zu einem Spaziergang im benachbarten Perlacher Forst. So kommt auch der soziale Kontakt nicht zu kurz.
Der erste Tag ist auch von Zuhause aus möglich
Auch
wenn der erste Tag in den meisten Fällen vor Ort in Grünwald stattfindet,
können wir den kompletten Prozess inzwischen auch remote durchlaufen – für den
Fall, dass neue Mitarbeitende komplett von zuhause aus starten. Praktikantin
Cassandra erzählt dazu: „Ich habe ganz oft den Satz gehört „Du kannst auch
ruhig immer anrufen, wenn was ist“. Und auch wenn es zu Beginn etwas komisch
war, einfach immer anzurufen, hatte bisher wirklich jede/r ein offenes Ohr und
hat mir weitergeholfen – und zwar ohne, dass ich ewig warten musste!“
Egal,
ob vor Ort oder virtuell: Uns ist es in beiden Fällen sehr wichtig, dass unsere
neuen Kolleginnen und Kollegen schnell Anschluss finden, sich in ihr neues Team
integrieren können und sich rundum wohlfühlen. Deswegen sind viele unserer Benefit-Angebote
inzwischen auch digital nutzbar, wie beispielsweise das Beratungsangebot
unserer Sozialpädagogin, Live-Events mit Updates aus unterschiedlichen
Unternehmensbereichen, die vielfältigen Weiterbildungs-, Sport- und
Freizeitangebote oder auch das Mystery MeetUp.
Doch
nicht nur das – unsere Abteilungen sind zum Teil sehr kreativ, um unseren
Newcomern ein Kennenlernen im Team zu ermöglichen. „Neben den Vorstellungs- und
Einarbeitungsterminen vor Ort und in Teams haben wir mit dem ,Biergarten-Staffellauf' eine Feierabend-Terminserie gestartet, bei welcher ich wöchentlich Kolleginnen
und Kollegen aus meinem Bereich näher kennenlernen kann“, erzählt uns Johannes,
der im Bereich Data & Innovation gestartet ist.
Wir
in der Personalabteilung haben im letzten Jahr jedenfalls gelernt, dass unser
Ziel, alle an ihrem ersten Tag herzlich zu empfangen, unter wirklich allen
Bedingungen klappt. Mit einer gewissen Flexibilität in unseren Prozessen und
indem wir uns individuell den Bedürfnissen unserer neuen Mitarbeitenden
angepasst haben, konnten wir so einen für uns sehr gut passenden
Onboarding-Ablauf etablieren und freuen uns sehr über das tolle Feedback, das
wir dafür auch immer wieder erhalten. So gehen wir sehr gerne in eine hybride
Arbeitswelt.